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 公開發(fā)行公司或金融證券業(yè)的內(nèi)部稽核單位，都應(yīng)依風(fēng)險評估結(jié)果擬訂年度稽核計劃，并將企業(yè)營運活動的相關(guān)循環(huán)，列入定期內(nèi)控稽核的重點。所以只要是與銷售收款、采購付款、生產(chǎn)、財務(wù)、研發(fā)等循環(huán)的關(guān)鍵性文件，無論是書面或電子資料都須做好資料保存，這些都是重要的稽核管理重點。
依法規(guī)定稽核報告應(yīng)至少保存五年，工作底稿及相關(guān)資料應(yīng)至少保存三年，包含相關(guān)的書面文件、電子文件及電子郵件。所以稽核部門不但要監(jiān)督其他部門做好資料保存，也需要以身作則，督促全公司通過稽核及持續(xù)改善活動，以提升企業(yè)的經(jīng)營競爭力。
為降低風(fēng)險，各國紛紛制定資料保護的相關(guān)法規(guī)，強烈規(guī)范企事業(yè)單位必須提供保存營運資料以及降低營運風(fēng)險相關(guān)措施。電子郵件是企業(yè)對企業(yè)、或企業(yè)對客戶最重要的溝通工具，使用普及度高，所以也被企事業(yè)單位列為最重要的資料保護目標。通過Mail Archiving Expert能將郵件內(nèi)容進行分類，依據(jù)企業(yè)規(guī)范制定整體或個別的管理策略以進行歸檔作業(yè)，并能依據(jù)合法流程進行郵件檢索及調(diào)閱等工作。
企業(yè)先制定郵件備份策略，先以年限一年、二年、三年、五年、永久作為基礎(chǔ)，運用MAE的「郵件生命周期」服務(wù)，可將郵件內(nèi)容進行備份期限的分類，并搭配整體或個別的管理策略，進行歸檔、郵件檢索及調(diào)閱等工作。MAE「郵件生命周期」能符合策略將分類儲存的郵件進行自動搬移及后續(xù)處理，例如會自動推移郵件的儲存年限，并將該郵件從MAE自動搬移至遠端儲存設(shè)備，避免硬盤空間不足影響相關(guān)運作，還能減少系統(tǒng)負載及分散電子郵件的保存風(fēng)險。
MAE「郵件生命周期」運用全自動的郵件自動搬移技術(shù)，不需浪費管理人員的時間來處理各類郵件備份的后續(xù)作業(yè)，MAE會依郵件歸檔備份策略，時限一到就自動執(zhí)行后續(xù)的處理(如依年限增加而動態(tài)搬移資料、搬到指定備份設(shè)備、刪除超過保存期限的資料..等)，能大幅減輕信息管理人員的工作負擔(dān)。
 歷史郵件轉(zhuǎn)置服務(wù) 去重復(fù)性、整合效率佳
許多中大企業(yè)在部署郵件歸檔前的歷史郵件存量極大，不但儲存資料重復(fù)性高，且散存在為數(shù)眾多的磁帶中，如何去重復(fù)性并完成巨量歷史郵件轉(zhuǎn)置就成為郵件歸檔工程的第一個難關(guān)。Mail Archiving Expert協(xié)助企業(yè)解決此困擾，提供跨平臺歷史郵件轉(zhuǎn)置服務(wù)，無論Exchange、Notes等系統(tǒng)的專屬郵件格式都能完整轉(zhuǎn)置到郵件歸檔系統(tǒng)及后端儲存設(shè)備中，能符合儲存資料可用性及完整性的法規(guī)要求。為確保儲存資料的可用性，Mail Archiving Expert針對去重復(fù)性內(nèi)容檢查、防資料篡改、儲存失誤/成功..等推出自動檢查機制，并搭配管理自動通知設(shè)置，讓管理人員能更安心地掌握系統(tǒng)運作狀況。
 支援內(nèi)部信郵件備份架構(gòu)
根據(jù)企事業(yè)單位的建置需求，Mail Archiving Expert采取Stand alone架構(gòu)，不需更改現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)及郵件流架構(gòu)，可迅速完成系統(tǒng)實施，與現(xiàn)有email相關(guān)設(shè)備及后端儲存設(shè)備的整合相容性佳，極適合各型企事業(yè)單位使用。針對email流量大的企業(yè)集團，可搭配Multi-way架構(gòu)做到分流或備援等顧問式服務(wù)。通過Mail Archiving Expert采用的Email Copy機制，進行完整的郵件備份，支援Microsoft Exchange、 IBM Lotus Notes…等電子郵件服務(wù)器內(nèi)部郵件記錄，通過中央管理界面來迅速完成郵件歸檔策略設(shè)置、檢索及調(diào)閱等相關(guān)管理服務(wù)。
 遵循法規(guī) 落實Email ILM的****利器
為降低風(fēng)險，各國紛紛制定資料保護的相關(guān)法規(guī)，強烈規(guī)范企事業(yè)單位必須提供保存營運資料以及降低營運風(fēng)險相關(guān)措施。電子郵件是企業(yè)對企業(yè)或企業(yè)對客戶最重要的溝通管道，使用普及度高，所以也被企事業(yè)單位列為最重要的資料保護目標。通過Mail Archiving Expert將郵件內(nèi)容進行分類，依據(jù)企業(yè)規(guī)范制定整體或個別的管理策略以進行歸檔作業(yè)，并能依據(jù)合法流程進行郵件檢索及調(diào)閱等工作。
 落實備份策略管理 有效運用儲存資源
通過Mail Archiving Expert電子郵件歸檔專家，可將郵件內(nèi)容進行分類歸檔，亦可由管理者自訂備份策略，并配合整體或群組的備份策略，以進行郵件分類分級的歸檔設(shè)置。Mail Archiving Expert能與Storage儲存設(shè)備高度整合（如HDS、IBM、HP、DELL、NET APP…等），并已獲得HDS的國際技術(shù)伙伴認證。Mail Archiving Expert能符合各部門對郵件資料的差異化認知，制定合適的備份管理策略，可有效運用儲存資源的使用空間，降低企事業(yè)單位的儲存成本。
 多元化Email儲存資源管理 有效分散風(fēng)險
Mail Archiving Expert提供本機(Local)及遠端(Remote)備份方式，能有效分散單機或集中式儲存的風(fēng)險。通過中央管理界面，提供外接儲存設(shè)備(Storage)設(shè)置，搭配彈性化歸檔策略進行相關(guān)歸檔設(shè)置，并能清晰了解各端點的儲存資源狀態(tài)。因應(yīng)臨時或緊急備份的需要，Mail Archiving Expert還提供彈性化(Flexible)歸檔策略調(diào)整設(shè)置，以滿足企事業(yè)單位對于信息備份管理的異動需求。
 符合組織規(guī)范 迅速檢索并回復(fù)郵件
Mail Archiving Expert能配合群組及個人權(quán)限設(shè)置，依據(jù)合法流程進行線上(On-line)、近線(Near-line)及離線(Off-line)郵件檢索、調(diào)閱以及還原作業(yè)。若發(fā)生郵件資料毀損或須搜尋舉證用的特定郵件，可通過指定查詢、分類查詢、MyMail個人化服務(wù)或搭配全文檢索查詢..等多種方式，迅速調(diào)閱出該郵件并進行還原寄送，還原后的郵件亦可直接導(dǎo)入Outlook或Outlook Express等個人郵件收發(fā)工具中。
 完整稽核機制 有效嚇阻機密郵件外泄
Mail Archiving Expert提供強大稽核機制，提供稽核人員即時掌握外泄郵件狀態(tài)，降低資料外泄風(fēng)險�；巳藛T通過稽核條件設(shè)置，針對所有郵件進行監(jiān)控，當(dāng)郵件符合稽核條件時，系統(tǒng)會自動通知稽核人員，稽核人員可以在第一時間掌握郵件狀況，有效嚇阻非法員工通過郵件寄送機密資料。
 搭載新一代高速搜尋引擎 迅速精準調(diào)閱郵件
Mail Archiving Expert搭載新一代高速搜尋引擎，能針對所有郵件快速建立索引，管理人員或稽核人員可即時檢索所需郵件。另外，通過Mail Archiving Expert的歸檔管理機制，即使已經(jīng)備份到遠端的索引檔以及郵件，只要通過掛載功能，便可輕松進行郵件檢索，猶如在本機上操作一樣，完全不用執(zhí)行復(fù)雜的還原程序（Restore），大幅降低調(diào)閱歷史郵件所花費的冗長時間，有效降低管理人員的工作負擔(dān)。
Softnext推出Mail Archiving Expert電子郵件歸檔專家(簡稱MAE)，能協(xié)助企事業(yè)單位遵循法規(guī)，妥善保存管理郵件資產(chǎn)，減少資料損毀的風(fēng)險并可備為后續(xù)舉證之需。Softnext郵件歸檔專家(MAE)與日立內(nèi)容歸檔平臺(HCAP)完成產(chǎn)品整合，并取得美國HDS原廠的技術(shù)伙伴認證，雙方結(jié)合優(yōu)異技術(shù)服務(wù)，聯(lián)手提供主動式郵件歸檔服務(wù)。
Hitachi Content Archive Platform內(nèi)容歸檔平臺(簡稱HCAP)支援開放式歸檔信息系統(tǒng)(OAIS)，OAIS模型已成為國際性通用的大型歸存檔基礎(chǔ)，例如美國國家檔案與記錄管理局、美國航空暨太空總署..等都已肯定而采用。HCAP具有極佳的開放整合性，電子郵件歸檔的部分與Softnext MAE已完成產(chǎn)品整合，未來能夠高度提升郵件歸檔及儲存資源管理的深化服務(wù)，更進一步加強穩(wěn)定性及運作效能。
HCAP可與企業(yè)現(xiàn)有的儲存基礎(chǔ)架構(gòu)進行無縫的整合，由于其可確保安全性、長期保存及快速搜尋和檢索珍貴的業(yè)務(wù)記錄，可滿足企事業(yè)單位遵循法規(guī)方面的要求。此解決方案利用了Hitachi Data Systems現(xiàn)有儲存管理和業(yè)務(wù)永續(xù)性流程，包括在存歸檔階層之間無縫搬移資料。使用整個儲存環(huán)境通用的管理軟件可以減輕訓(xùn)練負擔(dān)、簡化信息流動，并提升管理員的生產(chǎn)力。HCAP歸檔支援全球通用的準的文件和格式，包括結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和未結(jié)構(gòu)化的資料，進而確保將來的歸檔和檢索應(yīng)用程序可以存取現(xiàn)有的儲存信息及郵件資產(chǎn)。HCAP與MAE的完美搭配能強化郵件資產(chǎn)的保存，切實遵循法規(guī)并提升企業(yè)營運競爭力 。
通過MAE及HCAP能完善保存郵件資產(chǎn)，進行郵件內(nèi)容分類歸檔，符合企業(yè)整體或個別的相關(guān)管理策略，并能依據(jù)合法流程來進行郵件檢索及調(diào)閱等工作，維持儲存歸檔的高穩(wěn)定性及****化運作效能，以落實****化的Email資產(chǎn)管理。
 系統(tǒng)特色
- •標準基礎(chǔ)介面─NFS、CIFS、HTTP、WebDAV
- •在以策略為管理的基準上設(shè)置歸檔資料保留期限
- •提供WORM檔案系統(tǒng)功能保證檔案內(nèi)容不會被更改
- •用戶具有MD5、SHA1、SAH256、SAH512可供選擇
- •具數(shù)字簽名的內(nèi)容驗證
- •存檔內(nèi)容的標準檔案存取及瀏覽讀取
- •支援公共歸檔內(nèi)容上的多種應(yīng)用程序
- •用于內(nèi)容發(fā)現(xiàn)的嵌入式全文索引、搜尋和檢索
- •可通過多重復(fù)制及以RAID-保護的儲存設(shè)備來保護檔案內(nèi)容
- •可支援系統(tǒng)的解釋資料
- •內(nèi)容保密(可針對資料加密)
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遵循法規(guī)及組織策略，與儲存設(shè)備高度相容的email歸檔調(diào)閱機制，能有效保存黃金郵件內(nèi)容，精簡email儲存空間，提升企業(yè)營運生產(chǎn)力！
公司治理、遵循法規(guī)的基石－電子郵件歸檔 
電子郵件歸檔面面觀
協(xié)助并監(jiān)督委任企業(yè)客戶做好財務(wù)風(fēng)險控管，是會計師的職責(zé)。在充滿變數(shù)的經(jīng)營環(huán)境中，企業(yè)更應(yīng)提高如履薄冰的警覺度，才能迎接無預(yù)期的風(fēng)險，追求企業(yè)的永續(xù)經(jīng)營，為此，企業(yè)須依法保存財務(wù)及重要資料，以做好防范風(fēng)險的準備。無論是公開發(fā)行上市公司或金融票券業(yè)者，已被要求須依法保存會計憑證至少5年，會計帳簿及報表須保存至少10年。商業(yè)會計法就有明確規(guī)定，會計人員應(yīng)做好會計憑證及報表的保存，若是不依規(guī)定保存相關(guān)資料，將處以六萬人民幣以下罰款�？梢姳Ｗo財會資料，包含相關(guān)的書面文件、電子文件及電子郵件，這些都是會計人員的使命。